Toen ik nog voor een baas werkte, waren mijn collega’s altijd verbaasd over het feit dat mijn mailbox op vrijdag altijd zo goed als leeg was. Sterker nog: ik kan niet goed functioneren wanneer mijn mailbox uit zijn voegen barst. Ik deelde dan ook veelvuldig mijn tips om efficient je mailbox op te ruimen. Vandaag deel ik ze met jou!
Mailbox opruimen doe je zo!
Om te beginnen leerde ik ooit dat je eigenlijk op iedere mail maar een aantal acties kunt ondernemen. Als je dat zoveel mogelijk gelijk doet, hoopt de hoeveelheid nooit echt op. Neem een vast tijdstip/moment per dag om je nieuwe mail te bekijken. Na het lezen van een mail kun je de volgende dingen doen:
- ter kennis nemen en weggooien: veel mail wordt verstuurd ter kennisgeving. De informatie die het betreft is vaak ook nog ergens anders te vinden. Over bijvoorbeeld een prijsverhoging, een overzicht van het aantal bezoekers op je website, notulen van een vergadering. Lees het door en delete!
- als het een korte en makkelijke actie vraagt, gelijk doen (beantwoorden, in je agenda zetten, doorsturen, printen) en weggooien
- ter informatie bewaren in de juiste map (of de informatie op je computer opslaan op een logische plek)
- opslaan om later uitgebreidere actie te ondernemen (plan deze actie als het even kan ook in in je agenda)
Maak mappen in je mailbox
Maak mappen waarin je mail die je nog even wilt bewaren kunt opslaan. Kies een voor jou logische map structuur, waarbij je de bewuste mail later weer makkelijk kunt terugvinden. Een map per klant, afzender, opdracht, net wat jij makkelijk vindt. Let erop dat je ook deze mappen regelmatig opschoont.
Als je snel overzicht in je mailbox wilt kun je in outlook ook zogenaamde ‘regels voor outlook‘ instellen (of regels voor mail op Mac). Je kunt dan bijvoorbeeld ingeven dat iedere mail van persoon A direct naar map A gaat. Of iedere mail waarin jij in de CC staat (en dus alleen ter informatie ontvangt) in een aparte map wordt opgeslagen.
Maak standaard antwoorden
Krijg je regelmatig dezelfde vragen gemaild? Maak dan standaard antwoorden. Ik heb hiervoor een word document waarin ik een aantal teksten heb staan die ik alleen nog hoef te knippen en plakken. Versturen, deleten, klaar! Ook kun je gebruik maken van ‘autotekst’. Op de iMac vind je dat onder systeeminstellingen –> toetsenbord. Veel gebruikte tekst sla ik daar op onder afkortingen.
Meld je af voor nieuwsbrieven
Ga eens goed door je nieuwsbrieven. Lees je ze allemaal? Als je bijvoorbeeld de nieuwsbrief van je bank/pensioenverzekeraar/NS sowieso nooit leest, zeg ‘m dan gewoon op! Wat je niet binnenkrijgt hoef je ook niet op te ruimen. Bij sommige aanbieders kun je ook de frequentie aanpassen, en bijvoorbeeld kiezen voor een maandelijkse ipv een wekelijkse update.
Zet notificaties van social media uit
Breng je veel tijd door op social media? Zet dan in ieder geval de notificaties uit, vooral Facebook heeft dat vaak standaard ingesteld staan. In je instellingen (onder instellingen en privacy) kun je bij voorkeuren aangeven welke meldingen je wel of niet via e-mail wilt ontvangen. En aangezien je die meldingen ook wel ziet wanneer je Facebook of Instagram opent, hoeven die echt niet ook in je mailbox te belanden!
Heb jij nog een handige tip ter aanvulling?
In de serie ‘opruimen’ verschenen eerder ‘25 dingen die je ECHT kunt weggooien‘, ‘Hoe lang moet je persoonlijke administratie bewaren? en ‘Ga aan de slag met Mijn opruimboek’.
